Outlook

Fass mir den Mailwechsel mit Frau Berger aus den letzten drei Wochen zusammen.
Habe ich Herrn Özdemir die Fristverlängerung schon bestätigt?
Wie viele Mails habe ich dieses Jahr an das Finanzamt geschickt?
Entwirf eine Antwort auf die Anfrage von heute Morgen, freundlich und kurz.
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• Gesucht wird über jeden Ordner deines Postfachs, auch über Gesendete Elemente.
• Du kannst nach Person und Richtung fragen: Post von jemandem oder Post an jemanden, jeweils mit Zeitraum.
• Anhänge kann der Assistent in deine anymize-Ablage holen und dort auslesen. Dafür brauchst du die Ablage in deinem Tarif.

1. 01Apps öffnen, Bereich Konnektoren, Kachel Microsoft 365.
2. 02Auf der Karte Outlook auf Verbinden klicken.
3. 03Bei Microsoft anmelden und die Zugriffsfrage bestätigen. Dein Passwort sehen wir nie.
4. 04Verlangt eure Organisation eine Freigabe durch die IT, zeigt anymize dir dafür einen Knopf und einen Link, den ihr an eure IT schicken könnt.
5. 05Fertig. Eine Anmeldung deckt die ganze Suite ab, Kalender und OneDrive kommen mit einem Klick dazu.

Unter „Verwalten“ findest du zwei Einstellungen, die zu Outlook gehören: deine E-Mail-Signatur, die an gesendete Mails angehängt wird, und den Schalter, ob eine Kopie im Ordner Gesendet liegen bleiben soll.

Ja, aber nur wenn du fragst, und nur so weit, wie deine Frage es verlangt. Es läuft kein Dauerabgleich im Hintergrund, nichts wird auf Vorrat kopiert. Stellst du keine Frage, wird nichts gelesen.

Das Lesen übernimmt ein abgeschirmter Rechercheassistent in der EU. Er bekommt ausschließlich Lesewerkzeuge, festgelegt im Programmcode. Eine Mail, die in ihrem Text eine als Anweisung getarnte Aufforderung enthält, kann ihn also nicht dazu bringen, etwas zu senden oder zu verschieben.

Weil Microsoft bei der Mailsuche keine echte Gesamtzahl liefert. Was zurückkommt, ist eine Seite von Treffern, und deren Länge ist nicht die Anzahl der passenden Mails. Ein Assistent, der das nicht weiß, antwortet „du hast 10 E-Mails“ für ein Postfach mit Tausenden.

• anymize blättert deshalb selbst durch die Treffer und zählt mit.
• Ist das Ergebnis vollständig durchgezählt, bekommst du eine genaue Zahl.
• Reicht das Blätterbudget nicht, sagt der Assistent „mindestens N“, statt eine falsche Zahl zu nennen.
• Für die Frage, wie groß dein Postfach überhaupt ist, gibt es eine eigene Abfrage über die Ordnerzähler, nicht über eine Trefferliste.

Nein. In Outlook gibt es drei Aktionen mit Wirkung, und jede zeigt vorher eine Freigabekarte: eine Mail senden, Nachrichten in einen Standardordner verschieben, einen Anhang in deine Ablage speichern.

• Beim Senden siehst du Empfänger, Kopie, Blindkopie, Betreff und den vollständigen Text und kannst alles ändern.
• Beim Verschieben siehst du die Suche und wie viele Nachrichten sie trifft. Der Server merkt sich vor der Freigabe genau diese Nachrichten, damit die Aktion nicht größer wird, während du liest. Ziel kann nur Archiv, Junk, Gelöschte Elemente, Posteingang oder ein Ordner sein, den der Assistent vorher tatsächlich gefunden hat.
• Beim Anhang siehst du Name, Größe und wo die Datei landen soll.
• Immer gilt: Haken setzen, bestätigen. Abbrechen heißt, dass nichts passiert ist.

Absender, Empfänger, Kopieempfänger, Betreff, Text und der Inhalt der Anhänge werden durch Platzhalter ersetzt, bevor das große KI-Modell die Zusammenfassung bekommt. Aus „Frau Berger bittet um Fristverlängerung im Verfahren 4 O 231/25“ wird für das Modell „[[PERSON_1]] bittet um Fristverlängerung im Verfahren [[AZ_1]]“. Du liest die Antwort trotzdem mit den richtigen Namen.

Beim Schreiben ist es umgekehrt: Der Entwurf entsteht mit Platzhaltern, ein abgeschirmter Dienst in der EU setzt die echten Angaben erst unmittelbar vor der Freigabekarte ein. Beim Empfänger kommt die Mail ganz normal an.