Wissensdatenbanken statt Dauer-Upload

Alles, was du immer wieder brauchst, legst du einmal ab und schaltest es im Chat mit einem Klick dazu.

5 Min Lesezeit

Was eine Wissensdatenbank ist

Eine Wissensdatenbank ist eine Sammlung von Dokumenten, die anymize einmal aufbereitet und danach durchsuchbar hält. Stellst du im Chat eine Frage, holt sich die KI nur die Passagen, die wirklich zur Frage passen, und antwortet auf dieser Grundlage.

Typische Fälle: das Handbuch deiner Kanzlei, die Produktdokumentation, ein Rechtsprechungsarchiv, die Unterlagen zu einem Mandanten. Alles, worauf du dich in vielen Gesprächen beziehst.

Wann sie besser ist als ein Anhang

Moderne Modelle können sehr viel Text auf einmal lesen. Trotzdem ist „alles in den Chat kippen“ selten die bessere Wahl.

Aspekt	Datei im Chat	Wissensdatenbank
Kosten	Der ganze Text geht bei jeder Frage mit und wird jedes Mal bezahlt.	Nur die passenden Abschnitte gehen mit, meist zwei bis zehn kurze Stellen.
Qualität	In sehr langen Texten übersehen Modelle Angaben in der Mitte.	Das Modell bekommt fokussierte, vorsortierte Passagen.
Wiederverwendung	Für jeden neuen Chat lädst du dieselbe Datei erneut hoch.	Einmal aufbereitet, in jedem Chat verfügbar, teilbar und aktualisierbar.

Faustregel: Ein Dokument, das du für eine einzelne Analyse aufmachst, gehört in den Chat. Alles, was du immer wieder brauchst, gehört in eine Wissensdatenbank.

So legst du eine an

01In der Seitenleiste auf „Wissensdatenbanken“ gehen und eine neue anlegen.
02Einen Namen vergeben, den auch Kolleginnen und Kollegen verstehen, zum Beispiel „Mandant Meyer“ statt „KB 3“.
03Dokumente hochladen, ganze Ordner hineinziehen oder Dateien aus einem verbundenen Dienst holen.
04Kurz warten. anymize liest jedes Dokument, zerlegt es in Abschnitte und macht es durchsuchbar. Bei vielen Seiten dauert das einen Moment.

Beim Hochladen entscheidest du, ob die Dokumente anonymisiert werden sollen. Ist das der Fall, enthält die Datenbank nur die Fassung mit Platzhaltern. In deiner Antwort stehen die Originaldaten trotzdem, weil anymize sie am Ende wieder einsetzt.

Du kannst jederzeit Dokumente nachlegen oder austauschen. Neue Dateien werden aufbereitet, ohne dass du etwas neu einrichten musst.

Im Chat einschalten

Jede deiner Wissensdatenbanken erscheint im Chat als Schalter. Ein Klick, und ab der nächsten Frage zieht die KI passende Stellen daraus heran.

Mehrere Datenbanken lassen sich gleichzeitig einschalten, etwa „Mandant Meyer“ und „Kanzlei-Standards“.
In einem Projekt hinterlegst du die passenden Datenbanken einmal. Jeder neue Chat im Projekt hat sie automatisch an.
Über die API fragst du eine Wissensdatenbank direkt ab, mit Quellenangaben und optional gleich mit fertiger Antwort.

Ist keine Datenbank eingeschaltet, antwortet die KI wie sonst auch. Du schaltest also Wissen zu, du schaltest nichts weg.

Woher die Antwort kommt

Antworten aus einer Wissensdatenbank weisen ihre Herkunft aus. Zu jeder herangezogenen Stelle siehst du, aus welchem Dokument sie stammt, und kommst per Klick zur Fundstelle.

Das ist der Punkt, an dem sich Vertrauen entscheidet: Du musst der Zusammenfassung nicht glauben, du kannst sie nachlesen. Bei anonymisierten Dokumenten siehst du in der Fundstelle die geschützten Stellen als Kästchen, die Antwort selbst enthält deine Originaldaten.

Findet die KI nichts Passendes, sagt sie das. Eine leere Fundstellen-Liste ist ein Hinweis darauf, dass das Dokument fehlt oder anders formuliert ist als deine Frage.