Wissensdatenbanken teilen

Lade Personen oder Teammitglieder in eine Wissensdatenbank ein, vergib Betrachter- oder Bearbeiter-Rechte und baut gemeinsam den KI-Kontext für einen Fall auf.

4 Min Lesezeit

Wissensdatenbank mit Teilen-Bereich: Rolle wählen, per E-Mail einladen, Eigentümer und Rechte in der Liste.

Wo du teilst

Öffne die Wissensdatenbank (Seitenleiste Wissensdatenbanken, dann den Eintrag). Rechts bzw. im Seitenbereich siehst du Teilen: Rollenauswahl, Einladen und die Liste der Personen mit Rechten.

01Wissensdatenbank öffnen.
02Rolle wählen: Betrachter oder Bearbeiter.
03E-Mail der Person eintragen und Einladen tippen.
04Optional eine Zeile aufklappen, um Rechte einzeln zu setzen.

Welche Rolle wofür

Rolle	Sinnvoll wenn
Betrachter	Jemand soll den KI-Kontext nutzen, aber keine Dokumente ändern, zum Beispiel ein Mandant.
Bearbeiter	Kolleginnen sollen Dokumente nachladen und die Sammlung pflegen.
Eigentümer	Du selbst (oder wer die KB angelegt hat): Freigaben, Löschen, Rollen.

Bearbeiter laden nur Betrachter ein. So eskalieren Rechte nicht von allein.

Teamplan: Gruppen und Regeln

Im Teamplan kannst du Freigaben an die Gruppenstruktur koppeln und im Governance Center Regeln setzen, etwa Wissensdatenbanken nicht teilen für eine Gruppe. Bestehende Zugriffe bleiben dann bestehen; neue Freigaben sind blockiert.

Für Mandatsarbeit: eine KB pro Mandant, geteilt nur mit der zuständigen Gruppe. So bleibt Need-to-know technisch durchsetzbar.

Was die andere Person sieht

Nach der Annahme erscheint die Wissensdatenbank in ihrer Liste. Im Chat kann sie die KB dazuschalten und Fragen stellen. Die Dokumente bleiben in anymize; Anonymisierung greift wie gewohnt, bevor etwas an ein Modell geht.

Zugriff entziehen

Als Eigentümer entfernst du Personen in derselben Teilen-Liste. Der Zugriff endet sofort. Es gibt keine herausgegebenen Kopien in fremden Tools, die du nicht mehr kontrollieren könntest.