Onboarding und Personaladministration
Qualifiziertes Arbeitszeugnis (Endzeugnis) nach § 109 GewO mit BAG-konformer Wahrheitspflicht und Wohlwollen KI-gestützt entwerfen
anymize entfernt Klarname MA, Personalnummer und Performance-Stichpunkte aus dem Zeugnis-Input. Die KI entwirft ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nach § 109 GewO mit Wahrheitspflicht (BAG 8 AZR 1080/05), Wohlwollenspflicht (BAG 9 AZR 745/14), korrekter Notenstufen-Code-Verwendung ('stets zur vollsten Zufriedenheit' = sehr gut) und AGG-Sensibilität (keine Schwangerschaft/Krankheit/Alter-Hinweise).
Schwierigkeit: Spezialist · Datenklasse: Beschäftigtendaten · Letztes Review:
Zur Orientierung gedacht. Die personalrechtliche Würdigung im Einzelfall bleibt selbstverständlich bei Ihnen — KI-Outputs sind vor jeder Verwendung zu prüfen. Mehr dazu am Ende.
Anwendungsbereich
Worum geht es hier?
Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist der wichtigste Pflicht-Workflow am Ende des Beschäftigungs-Zyklus und einer der häufigsten KI-Use-Cases in HR (Bitkom 2025: 14 % nutzen KI für Arbeitszeugnisse — höchster gemessener KI-Wert in HR-Routine). Inhaltlich Vertical-Vertiefung des Offboarding-Workflows. Die fachliche Notenstufen-Entscheidung mit der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten bleibt selbstverständlich bei Ihnen.
Für wen passt das?
Zielgruppe und Kontext
- Rolle
- HR-Business-Partner (fachliche Konsolidierung), Personalsachbearbeitung (formaler Aufbau); sekundär Vorgesetzte:r (Performance-Stichpunkte), Personalleitung (Freigabe + Unterschrift), Recht (Streitfälle).
- Seniorität
- Einsteiger bis Senior — Junior braucht KI-Strukturhilfe, Senior nutzt KI als Effizienz-Hebel.
- Unternehmensgröße
- KMU bis Konzern; KMU ohne dedizierte HR-Erfahrung profitieren besonders von KI-Vorlagen.
- Spezifische Kontexte
- (a) Junior-Austritt kurzer Beschäftigung, (b) Senior-Fachexperte mit detaillierter Aufgaben-Beschreibung, (c) Führungskraft mit Führungs-Bewertung, (d) Vertrieb mit STI-/Umsatz-Bezug, (e) Probezeit-Ende ohne Verlängerung (Anspruch nach § 109 GewO), (f) Streitfall-Zeugnis nach Korrektur-Anspruch.
Die Situation in der Personalabteilung
So bringen Sie Tempo und Sorgfalt zusammen
Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist rechtlich dicht: § 109 GewO begründet den Anspruch; BAG-Rechtsprechung hat die Zeugnis-Sprache als Quasi-Code-System etabliert. Wahrheitspflicht (BAG 8 AZR 1080/05): inhaltlich richtig, keine falschen Tatsachen. Wohlwollenspflicht (BAG 9 AZR 745/14): Formulierung darf berufliches Fortkommen nicht hindern. Klarheits-Pflicht: Geheim-Codes verboten (BAG 9 AZR 386/10). Notenstufen-Code: 'stets zur vollsten Zufriedenheit' = sehr gut; 'stets zur vollen' = gut; 'zur vollen' = befriedigend; 'zur Zufriedenheit' = ausreichend. AGG-Konformität: keine Hinweise auf Alter, Geschlecht, Schwangerschaft, Religion, Krankheit. Manuell 90–180 Min; KI in 5–15 Min. Performance-Stichpunkte und Notenstufe sind Klasse A nach § 26 BDSG; Verdachts-Krankheits-Hinweise wären Art. 9 DSGVO (strikt verboten im Zeugnis). BAG 8 AZR 74/25 mit 120 kEUR-Präjudiz mahnt zur AGG-Sensibilität auch bei Zeugnissen.
Was Sie davon haben
Zeit, Wert, Vertraulichkeit
Zeit pro Zeugnis
60–120 Min
Von 90–180 Min auf 30–60 Min Review. Bei 200 MA und 20–30 Austritten/Jahr: 20–60 Std/Jahr.
Markt-Adoption
14 % (Bitkom)
Bitkom 2025: 14 % nutzen KI bereits für Arbeitszeugnisse — der höchste gemessene KI-Wert in HR-Routine.
Risiko-Reduktion
bis 120 kEUR AGG
BAG 8 AZR 74/25: 120 kEUR-Präjudiz für algorithmische Diskriminierung. Strukturierter AGG-Check senkt das Risiko.
Erkennungsrate
>95 %
MA-Klarname und PersNr werden dreifach geprüft erkannt; Vergleichs-MA-Klarnamen werden pseudonymisiert.
So gehen Sie vor
Der Workflow Schritt für Schritt
Zeugnis-Anstoß nach Austritts-Bestätigung (UC-V-HR-ONB-017) oder nach Anforderung. Frist § 109 GewO ~4 Wochen (BAG).
Mensch
Anspruchs-Anstoß.
Performance-Stichpunkte mit Vorgesetzten sammeln: Aufgaben, Leistung, Verhalten, Soft-Skills, ggf. Erfolge.
Mensch
Wahrheits- + Vollständigkeits-Pflicht.
Notenstufen-Vereinbarung HR + Vorgesetzte:r: Leistung und Verhalten getrennt.
Mensch
BAG-Code-System.
Daten-Klassifikation: Klarname + PersNr + Performance-Stichpunkte + Notenstufe = Klasse A; Aufgabe allgemein = Klasse B.
Mensch
§ 26 BDSG.
anymize anonymisiert [[MA-…]], [[PersNr-…]]; Aufgaben/Performance bleiben Klartext (ohne Personenbezug).
anymize
DSGVO Art. 28; DSK-OH KI.
Frontier-KI erzeugt Zeugnis: Briefkopf, Beschäftigungs-Section, Aufgaben-Beschreibung, Leistungs-Bewertung mit Notenstufen-Code, Verhaltens-Bewertung, Beendigungs-Formel, Bedauerns-/Dankes-Formel. AGG-Bias-Check für 8 Merkmale.
GPT / Claude / Gemini in anymize
Strukturierung; Wohlwollens-/Klarheits-/AGG-Pflicht.
Notenstufen-Konsistenz-Prüfung: Leistung + Verhalten konsistent (z. B. 'sehr gut' + 'befriedigend' bedarf Begründung).
Mensch
BAG-Konsistenz; Korrekturanspruch.
Vorgesetzten-Review + Personalleitung-Freigabe + Unterschrift; Versand per Post (Original) oder verschlüsselte Mail.
Mensch
Authentizität; § 109 GewO.
Womit Sie arbeiten
So setzen Sie anymize konkret ein
Was anymize tut
- Erkennt MA-Klarname und PersNr mit über 95 %.
- Vergleichs-MA-Klarnamen werden pseudonymisiert (Datenschutz Dritter).
- Bidirektionale Re-Identifikation in finalen Zeugnis-Brief.
- Verarbeitung in deutschen Rechenzentren; AVV nach Art. 28 DSGVO.
Was Sie als HR/Vorgesetzte tun
- Performance-Stichpunkte konsolidieren (Wahrheits-Pflicht).
- Notenstufe explizit festlegen (Leistung + Verhalten getrennt).
- AGG-Bias-Check (keine Schwangerschaft/Krankheit/Alter-Hinweise).
- Personalleitung-Sign-off + Unterschrift; Versand per Post.
Daten-Input
Klasse A: Klarname, PersNr, Performance-Stichpunkte, Notenstufe. Klasse B: Aufgabenbeschreibung allgemein. Klasse C: Standard-Zeugnis-Bausteine.
Output-Kontrolle
Pseudonymisierter Zeugnis-Input; re-identifiziertes qualifiziertes Arbeitszeugnis mit Notenstufen-Code, AGG-konformer Formulierung und Wohlwollens-Schluss zurück.
Freigabeprozess
HR-BP + Vorgesetzte:r; Personalleitung-Sign-off + Unterschrift; bei Streit/Korrektur Recht.
Die KI-Anweisung
Prompt zum Kopieren
So nutzen Sie diesen Prompt:
1. Zeugnis-Input (Aufgaben, Performance-Stichpunkte, Notenstufe) in anymize einfügen.
2. Klarname und PersNr werden pseudonymisiert.
3. Prompt anhängen, Thinking-Modus aktivieren.
4. KI liefert Zeugnis-Entwurf mit Notenstufen-Code; Vorgesetzte:r prüft Wahrheits-Konsistenz; Personalleitung Sign-off.
# Context (C)
Rechtsstand: <heutiges Datum>. Du unterstützt die Erstellung eines
qualifizierten Arbeitszeugnisses nach § 109 GewO. Input pseudonymisiert
mit `[[MA-…]]`, `[[PersNr-…]]`. Aufgaben-Beschreibung, Performance-
Stichpunkte, Notenstufe Leistung + Verhalten, Beschäftigungs-Zeitraum in
Klartext.
# Role (R)
HR-Zeugnis-Assistenz mit Kenntnis § 109 GewO; BAG-Rspr. zur Zeugnis-
Sprache (Wahrheitspflicht 8 AZR 1080/05, Wohlwollenspflicht 9 AZR
745/14, Klarheits-Pflicht 9 AZR 386/10); Notenstufen-Code: 'stets zur
vollsten Zufriedenheit" = sehr gut; 'stets zur vollen' = gut; "zur
vollen" = befriedigend; 'zur Zufriedenheit" = ausreichend. AGG-Pflicht
(keine Hinweise auf Alter, Geschlecht, Schwangerschaft, Religion,
Krankheit). BAG 8 AZR 74/25 (algorithmische Diskriminierung).
# Action (A)
1. **Briefkopf**: Arbeitgeber-Daten + Datum.
2. **Eingangs-Section**: Name MA, Geburtsdatum optional, Beschäftigungs-
Zeitraum, Position.
3. **Aufgaben-Beschreibung**: 3–5 Sätze pro Hauptaufgaben-Bereich;
konkrete Tätigkeiten, ohne wertende Sprache.
4. **Leistungs-Bewertung mit Notenstufen-Code**: explizite Verwendung
('stets zur vollsten Zufriedenheit' für sehr gut etc.).
5. **Verhaltens-Bewertung**: gegenüber Vorgesetzten / Kollegen / Kunden;
Notenstufen-Code-Konsistent mit Leistung (Diskrepanz nur mit
Begründung).
6. **Beendigungs-Formel**: 'verlässt das Unternehmen auf eigenen Wunsch'
(bei freiwilliger Kündigung) / neutral.
7. **Bedauerns-/Dankes-Formel**: 'Wir bedauern den Weggang sehr und
danken für die geleistete Arbeit" (für gute/sehr gute Leistung).
8. **AGG-Bias-Check für 8 Merkmale**: keine Hinweise auf Alter,
Geschlecht, Schwangerschaft, Religion, Krankheit; markiere
verdächtige Stellen mit `[[AGG-WARN]]`.
9. **Wahrheitspflicht**: jede Aussage faktenbeleg-gestützt; bei
Unsicherheit `[[CLARIFY: …]]`.
10. **Klarheits-Pflicht**: keine Geheim-Codes (z. B. 'lernten ihn als
umgänglichen Kollegen kennen" — verboten BAG 9 AZR 386/10).
# Format (F)
Geschäftsbrief DIN-5008; H2 pro Section; Unterschriftsblock.
# Target Audience (T)
MA für Bewerbungen + spätere Arbeitgeber. Tonalität formal, wohlwollend,
wahrheitsgemäß.So sieht der Input aus
Pseudonymisierter Eingabetext
Zeugnis-Anfrage — Stand 2026-05-14
MA: [[MA-w7x8]]
PersNr: [[PersNr-w7x8]]
Beschäftigungs-Zeitraum: 01.03.2022 – 31.07.2026 (4 Jahre 5 Monate)
Position: Senior Product Manager (Mobile)
Aufgaben:
- Product Roadmap iOS/Android (12 Releases p.a.)
- Cross-funktionale Steuerung Engineering + Design + Analytics
- Stakeholder-Management Vorstand und Sales
Performance-Stichpunkte (mit Vorgesetzten konsolidiert):
- Leistung: Notenstufe sehr gut ('stets zur vollsten Zufriedenheit')
- Releases termingerecht; NPS-Anstieg +12 Punkte
- Mentoring 2 Junior PMs
- Verhalten: Notenstufe sehr gut
- Konstruktiv und teamorientiert; geschätzte:r Stakeholder-Vertrauensanker
Beendigung: eigene Kündigung 30.06.2026 (Wechsel zu anderem Arbeitgeber)
Zeugnis-Anlass: Endzeugnis nach § 109 GewOSo liefert anymize zurück
Der KI-Entwurf
[Briefkopf Arbeitgeber] [Datum: 2026-07-31]
## Arbeitszeugnis
[[MA-Vorname-w7x8]] [[MA-Nachname-w7x8]] war vom **01.03.2022 bis zum 31.07.2026** als **Senior Product Manager (Mobile)** in unserem Unternehmen beschäftigt.
### Aufgaben
Frau/Herr [[MA-Nachname-w7x8]] verantwortete die Product Roadmap für die iOS- und Android-Plattformen mit durchschnittlich 12 Major-Releases pro Jahr. Sie/Er steuerte cross-funktionale Teams aus Engineering, Design und Analytics und führte das Mentoring von zwei Junior Product Managern. Im Stakeholder-Management war sie/er regelmäßiger Ansprechpartner für Vorstand und Sales-Leitung.
### Leistungs-Bewertung
Frau/Herr [[MA-Nachname-w7x8]] hat die ihr/ihm übertragenen Aufgaben **stets zur vollsten Zufriedenheit** erledigt. Releases wurden termingerecht ausgeliefert; der Net Promoter Score der mobilen Plattformen stieg in ihrer/seiner Verantwortungszeit um 12 Punkte. Ihr/Sein Mentoring der Junior-Kollegen wurde als nachhaltig wirksam wahrgenommen.
### Verhaltens-Bewertung
Das Verhalten von Frau/Herrn [[MA-Nachname-w7x8]] gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen war **stets vorbildlich**. Sie/Er agierte konstruktiv und teamorientiert; im Stakeholder-Management galt sie/er als geschätzter Vertrauensanker.
### Beendigungs-Formel
Frau/Herr [[MA-Nachname-w7x8]] verlässt unser Unternehmen zum 31.07.2026 auf eigenen Wunsch. Wir bedauern den Weggang sehr und danken für die in über vier Jahren geleistete, hervorragende Arbeit. Für die berufliche und persönliche Zukunft wünschen wir alles Gute.
[Unterschrift Personalleitung] [Stempel]
---
### AGG-Bias-Check
| Merkmal | Im Zeugnis | Bemerkung |
|---|---|---|
| Alter | Nein | Kein Hinweis |
| Geschlecht | Neutral | 'Frau/Herr'-Formulierung; konsistent |
| Herkunft | Nein | Kein Bezug |
| Religion | Nein | Kein Bezug |
| Schwangerschaft/Familie | Nein | Kein Bezug |
| Krankheit | Nein | Kein Bezug |
### Notenstufen-Konsistenz
Leistung 'stets zur vollsten Zufriedenheit' (sehr gut) + Verhalten 'stets vorbildlich' (sehr gut) — konsistent.Was das HR-Recht verlangt
Pflichten — und wie anymize sie abdeckt
§ 109 GewO · BAG 8 AZR 1080/05
Anspruch + Wahrheitspflicht; jede Aussage faktenbeleg-gestützt.
BAG 9 AZR 745/14 · BAG 9 AZR 386/10
Wohlwollens-Pflicht; Klarheits-Pflicht (keine Geheim-Codes).
Notenstufen-Code BAG-Rspr.
'stets zur vollsten' = sehr gut; 'zur Zufriedenheit' = ausreichend. Konsistenz zwischen Leistung und Verhalten.
AGG §§ 1, 3, 7 (SRC-0217) · BAG 8 AZR 74/25 (SRC-0256)
Keine Alter-/Geschlecht-/Schwangerschaft-/Religion-/Krankheits-Hinweise. 120 kEUR-Präjudiz für algorithmische Diskriminierung.
§ 26 BDSG · DSGVO Art. 28 (SRC-0215, SRC-0242)
Performance-Stichpunkte und Notenstufe Klasse A; AVV mit Cloud-LLM.
DSGVO Art. 9 (SRC-0241)
Krankheits-Hinweise wären Art. 9 — strikt verboten im Zeugnis (BAG).
BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6 · § 94 (SRC-0211, SRC-0227)
Bei systematischer Zeugnis-Erzeugung mit AG-Zugriff auf Vergleichs-Performance-Daten Mitbestimmung.
Datenschutz und Vertraulichkeit
So funktioniert das mit anymize
Arbeitszeugnisse verarbeiten Performance-Stichpunkte und Notenstufen — Klasse A nach § 26 BDSG. anymize pseudonymisiert MA-Klarname und PersNr; Performance-Stichpunkte bleiben in der KI sichtbar, weil sie für die Strukturierung gebraucht werden. Krankheits-/Gesundheits-Hinweise sind Art. 9 DSGVO und gehören NICHT in den Zeugnis-Text (BAG-Rspr.). Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO + § 26 BDSG. Verarbeitung in deutschen Rechenzentren; AVV nach Art. 28 DSGVO.
Was anymize konkret leistet
- Erkennt MA-Klarname und PersNr mit über 95 %.
- Bidirektionale Re-Identifikation in finalen Zeugnis-Brief.
- HRIS-Alternativen: Personio AI-Assistent (14 % Adoption), Leapsome, SuccessFactors Joule, Workday Illuminate.
- Bitkom 2025: 14 % nutzen KI bereits für Arbeitszeugnisse — der höchste KI-HR-Wert.
- Verarbeitung in deutschen Rechenzentren; AVV nach Art. 28 DSGVO.
Sicherheitscheck vor der Veröffentlichung
Was anymize liefert — was Sie souverän entscheiden
Vor dem KI-Aufruf
- Performance-Stichpunkte mit Vorgesetzten:r konsolidiert?
- Notenstufe für Leistung UND Verhalten explizit festgelegt?
- Pseudonymisierungs-Spot-Check (Klarname + Vergleichs-MA)?
- Krankheits-/Gesundheits-Hinweise NICHT im Input?
Nach der KI-Antwort
- Notenstufen-Code korrekt verwendet ('stets zur vollsten' = sehr gut)?
- Leistung-Verhalten-Konsistenz (Diskrepanz nur mit Begründung)?
- AGG-Bias-Check 8 Merkmale durchgeführt?
- Wohlwollens-Schluss vorhanden ('bedauern Weggang', 'Dank')?
Vor der Unterschrift
- Vorgesetzten-Review (Wahrheits-Pflicht)?
- Personalleitung-Sign-off + Unterschrift?
- Versand per Post (Original) oder verschlüsselte Mail?
- Frist § 109 GewO (~4 Wochen) eingehalten?
Typische Fehlermuster — und wie anymize gegensteuert
- →KI nutzt Geheim-Codes ('umgängliche Kolleg:in') — der Prompt verbietet das (BAG 9 AZR 386/10).
- →Notenstufen-Inkonsistenz Leistung-Verhalten ohne Begründung — Konsistenz-Prüfung im Workflow.
- →AGG-Verstoß (Schwangerschaft/Krankheit-Hinweis) — der Bias-Check fängt das mit [[AGG-WARN]] ab.
- →Erfundene Performance-Stichpunkte — der Prompt zwingt [[CLARIFY]]-Marker bei Lücken.
- →Beendigungs-Formel falsch (z. B. 'auf eigenen Wunsch' bei AG-Kündigung) — Beendigungs-Grund-Eingabe schärft das.
Rechtsgrundlagen
Normen, Urteile, Belege
Primärnormen — Zeugnisrecht
- Zeugnis-Anspruch
- Wahrheitspflicht
- Wohlwollenspflicht
- Klarheits-Pflicht (keine Geheim-Codes)
Primärnormen — Datenschutz und AGG
- Beschäftigtendaten (SRC-0215)
- AVV (SRC-0242)
- Krankheits-/Gesundheitsdaten verbieten Zeugnis-Aufnahme (SRC-0241)
- Keine vollautomatische Zeugnis-Erstellung (SRC-0240)
- Diskriminierungsverbot Zeugnis (SRC-0217)
- 120 kEUR algorithmische Diskriminierung (SRC-0256)
- HR-Pseudonymisierung (SRC-0246)
- Mitbestimmung HRIS-Zeugnis-Tool (SRC-0211, SRC-0227)
Sekundärquellen
- 14 % nutzen KI für Arbeitszeugnisse (SRC-0276)
- 19 % GenAI in HR (SRC-0271)
- Strenge HR-Routine-Auslegung (SRC-0260)
- HR-Effizienz-Hebel (STD-0047)
- Fluktuations-Kontext (STD-0050)
Stand: · Nächste Überprüfung:
Hinweis zur Nutzung
Zur Orientierung — nicht als Ersatz für die HR-Letztverantwortung
Diese Anleitung beschreibt einen Arbeitsablauf, den Sie mit anymize umsetzen können. Sie ist zur Orientierung gedacht und ersetzt weder die personalrechtliche Würdigung im Einzelfall noch eine arbeits- oder mitbestimmungsrechtliche Prüfung. Welche Rechtsprechung einschlägig ist, wie der Sachverhalt arbeitsrechtlich zu bewerten ist, welche Entscheidungen in Ihrem konkreten Fall richtig sind — das bleibt selbstverständlich bei Ihnen und Ihrer HR-Letztverantwortung.
KI-Outputs müssen vor jeder Verwendung HR-fachlich geprüft werden. Insbesondere personenbezogene Entscheidungen (Einstellung, Beförderung, Kündigung) dürfen nicht allein auf KI-Empfehlungen gestützt werden (DSGVO Art. 22, EU AI Act Art. 26). anymize gewährleistet die Vertraulichkeit der Beschäftigtendaten gegenüber dem KI-Anbieter; die fachliche Richtigkeit und die rechtliche Verantwortung liegen in Ihrer Hand.
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Wir sind überzeugt von anymize. Und wir wissen: Bei einem KI-Werkzeug, das Mandanten-, Patienten- oder Mitarbeiter-Daten berührt, reicht ein Demo-Video nicht. Deshalb 14 Tage voller Zugang – alle Modelle, alle Features, keine Kreditkarte. Genug Zeit, um sicher zu sein, bevor du uns vertraust.
Dein KI-Arbeitsplatz wartet.