DokumentationGovernance Center – KI-Regeln fürs Team
Wörterbuch
Im Wörterbuch von anymize legst du fest, welche Begriffe immer anonymisiert werden und welche nie, entweder nur für dich oder für das ganze Team.
4 Min Lesezeit
Wofür das Wörterbuch da ist
Die Erkennung ist gut, aber sie kennt deine Besonderheiten nicht. Ein Projektname wie „Nordlicht“ sieht für sie wie ein normales Wort aus und bleibt im Klartext stehen. Dein eigener Kanzleiname sieht dagegen wie ein Mandant aus und wird jedes Mal zum Platzhalter, was jede Antwort schwer lesbar macht.
Genau dafür gibt es das Wörterbuch. Es korrigiert die Erkennung in beide Richtungen und tut das dauerhaft, in jedem Chat und jedem Dokument, statt dass jemand es jedes Mal von Hand nachbessert.
Zwei Listen, zwei Richtungen
| Liste | Was darauf gehört | Wirkung |
|---|---|---|
| Immer anonymisieren | Firmennamen, Projekte, Kunden, alles, was die Erkennung übersieht. | Der Begriff wird in jedem Dokument und jedem Chat durch einen Platzhalter ersetzt. |
| Nie anonymisieren | Dein Produktname, ein Fachbegriff, die eigene Kanzlei, alles, was fälschlich für einen Namen gehalten wird. | Der Begriff bleibt im Klartext stehen und erreicht das KI-Modell unverändert. |
Einen Eintrag legst du mit mindestens zwei Zeichen an, Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Bei „Immer anonymisieren“ wählst du zusätzlich die Kategorie, damit der Platzhalter den richtigen Typ trägt: Person, Organisation, Ort, E-Mail, Telefon, IBAN oder Eigenes.
Ein Begriff kann nicht auf beiden Listen stehen. Steht er schon unter „Immer anonymisieren“, nimm ihn dort erst heraus, bevor du ihn auf die Ausnahmeliste setzt.
Persönlich oder fürs Team
Beim Anlegen entscheidest du das mit zwei Knöpfen: „Nur für mich“ oder „Fürs Team“. Der Unterschied ist größer, als er aussieht.
| Frage | Persönlicher Eintrag | Team-Eintrag |
|---|---|---|
| Gilt für | nur dich | alle Mitglieder des Teams |
| Braucht ein Team | nein | ja |
| Wer darf anlegen | jedes Konto für sich | nur Inhaber und Admins |
| Typischer Fall | ein Mandant, mit dem nur du arbeitest | der Kanzleiname, ein Fachbegriff des Hauses |
Das persönliche Wörterbuch steht bewusst jedem Konto zu, auch ohne Team. Es ist keine Verwaltungsfunktion, sondern die Feinjustierung der eigenen Anonymisierung, und die braucht niemanden sonst. Ohne Team fallen auf dieser Seite nur die Team-Teile weg: der Knopf „Fürs Team“ und der Filter, mit dem du zwischen Team und Persönlich umschaltest.
Team-Einträge dürfen nur Inhaber und Admins anlegen, weil sie die Anonymisierung aller verändern. Besonders schwer wiegt das bei „Nie anonymisieren“: Ein Team-Eintrag dort lässt diesen Begriff bei jedem Mitglied im Klartext stehen.
Warum wird mein eigener Firmenname geschwärzt?
Weil die Erkennung ihn nicht von einem Mandanten unterscheiden kann. Aus ihrer Sicht ist „Weber und Partner“ eine Organisation, und Organisationen werden geschützt. Dass es sich um dich selbst handelt, weiß sie nicht.
Setz deinen eigenen Namen deshalb auf die Liste „Nie anonymisieren“, als Team-Eintrag, dann gilt das sofort für alle. Ab da steht er wieder im Klartext, und die Antworten des Modells lesen sich normal.
Was passiert, wenn ein Team-Eintrag greift
Nichts, was jemand bestätigen müsste. Ein Team-Eintrag wirkt ab dem nächsten Vorgang: Beim Anonymisieren wird der Begriff mitgenommen oder eben stehen gelassen. In der Prüfansicht vor dem Senden sieht man das Ergebnis, ein schwarzes Kästchen mehr oder eines weniger.
Es gibt eine Ausnahme. Auf der Compliance-Seite lässt sich je Gruppe die Regel „Team-Wörterbuch sperren“ setzen. Für diese Gruppe wird das gemeinsame Wörterbuch dann weder gelesen noch ergänzt, sie arbeitet nur mit den eigenen Einträgen. Wer es trotzdem versucht, bekommt die Meldung, dass der Zugriff für ihn gesperrt ist.