Audit-Log

Irgendwann fragt jemand nach: die Datenschutzbeauftragte, ein Prüfer, ein Mandant. Die Frage lautet fast immer gleich: Wer hatte Zugriff, wer hat etwas verändert, und hat jemand Klartext zu sehen bekommen. Das Audit-Log beantwortet genau das, in einer Zeitleiste nach Tagen, neueste zuerst.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine Kanzlei stellt fest, dass eine Compliance-Regel gelockert wurde. Im Log steht, wann das passiert ist, wer es getan hat und was vorher und nachher galt.

Acht Kategorien, nach denen du auch filtern kannst. Die ersten fünf entstehen in anymize selbst, die letzten drei kommen aus der Teamverwaltung.

Jede Zeile trägt Uhrzeit, Aktion und die handelnde Person. Wo es Details gibt, klappt ein Klick sie auf: die betroffene Regel, der Gruppenname, die geänderten Felder, die Anzahl der aufgelösten Werte.

Das Log führt Handlungen, keine Inhalte. Diese Grenze ist Absicht und für beide Seiten wichtig.

• Nie der aufgedeckte Klartext. Beim Eintrag „Klartext abgerufen“ steht, dass es passiert ist und wie viele Werte betroffen waren, nie welche. Ein Log der Originale würde genau die Preisgabe herstellen, die anymize verhindern soll.
• Nie die Chat-Nutzung einzelner Personen. Es gibt keine Spur „wer hat wann gechattet“. Eine solche Spur wäre eine Verhaltenskontrolle und damit mitbestimmungspflichtig.
• Nie Nutzerdaten in den Feldern Vorher und Nachher. Dort steht ausschließlich Konfiguration, zum Beispiel ein Schalter, der von aus auf an gegangen ist.

Über die Kategorie „Deanonymisierung“. Sie ist der Grund, warum die meisten Häuser dieses Log überhaupt öffnen. Filter den Zeitraum ein, klick die Kategorie an, und du siehst jede Aufdeckung mit Zeitpunkt, Person und Anzahl der aufgelösten Werte.

Für einen Nachweis nach außen exportierst du denselben Zeitraum als CSV. Was du am Bildschirm gefiltert hast, gilt auch für den Export, du bekommst also nicht versehentlich etwas anderes als das, was du gerade prüfst.

1. 01Zeitraum wählen: 7, 30 oder 90 Tage, oder Alles. Voreingestellt sind 30 Tage.
2. 02Kategorien anklicken, so viele du willst. Ohne Auswahl siehst du alle.
3. 03Auf „CSV exportieren“ klicken. Die Datei trägt Teamname und Datum im Namen.

Am Bildschirm zeigt das Log bis zu 200 Ereignisse. Sind es mehr, sagt es das und bittet dich, den Zeitraum einzugrenzen. Der Export reicht tiefer und umfasst bis zu 5000 Zeilen.

Eine automatische Löschfrist gibt es für diese Einträge nicht, sie bleiben stehen. Eine Ausnahme: Wird ein Nutzerkonto gelöscht, verschwinden die Einträge dieser Person mit. Wenn du einen Zeitraum dauerhaft belegen willst, exportier ihn und leg die Datei zu deinen Unterlagen.

Nur Inhaber und Admins eines Teams. Ein einfaches Mitglied sieht den Eintrag nicht und landet beim direkten Aufruf auf der Compliance-Seite. Das ist keine Kosmetik: Die Schnittstelle dahinter prüft dieselbe Rolle noch einmal.

Ein Einzelkonto sieht den Eintrag ausgegraut mit dem Hinweis „Nur im Teamplan“. Das Log führt Handlungen von Personen an anderen Personen, und die gibt es ohne Team nicht.